AVG in de praktijk, zes maanden later….

14-11-2018

Het is al bijna zes maanden geleden dat uw mailbox volstroomde met mails over privacyreglementen, verwerkersovereenkomsten en verwerkingsregisters!

De AVG-regels toepassen in de eigen organisatie was geen aantrekkelijk onderwerp om aan te pakken voor veel ondernemers. Dat zal ook de reden zijn geweest dat de acties massaal tot het laatste moment werden uitgesteld. Toch durf ik te beweren dat het uiteindelijk behoorlijk goed is uitgerold en dat er veel meer besef is bij de burger en bij de ondernemer over de reikwijdte van persoonsgegevens. Het aanscherpen van de regels omtrent persoonsgegevens en eenzelfde beleid hierover in alle EU-landen was gewoon nodig. 

Door de AVG heeft de burger beter besef (of kan dit in ieder geval onderzoeken) tot waar en in welke systemen zijn persoonsgegevens reiken! 

Als ik naar onze eigen business kijk: als salarisadministratiekantoor ontvangen wij van werkgevers de persoonsgegevens van hun medewerkers. De werkgevers zijn ervoor verantwoordelijk dat deze gegevens in veilige systemen worden geregistreerd. Wij dienen te melden welke systemen dit zijn en wij moeten de bewaartermijnen van de documenten bewaken. Persoonsgegevens van sollicitanten hebben daarbij een heel andere bewaartermijn dan die van stagiairs of van medewerkers. De werkgever mag ook niet méér gegevens bewaren dan nodig is voor de verwerking, in ons geval het uitvoeren van de salarisadministratie.

Dat de AVG-regels nog niet door alle salarisadministratiekantoren strikt worden nageleefd, is zorgelijk, maar voor ons ook een kans om ons te profileren. Om een voorbeeld te noemen: het nu nog verstrekken van salarisstroken via de mail is niet wenselijk! U heeft vast ook ooit een mail gestuurd aan een verkeerde geadresseerde. Het is datalek nummer 1 in Nederland! Door werkgevers en werknemers te laten inloggen in het salarissysteem dat met een extra (pin-)code is beveiligd, naast het wachtwoord, is de overdracht van salarisgegevens en documenten veiliggesteld. Moeten wij toch iets per mail verstrekken, dan maken wij gebruik van Filecap, waardoor de bijlage beveiligd verzonden of ontvangen kan worden.

Heeft u vragen over de AVG, over onze dienstverlening of wenst u een offerte te ontvangen voor 2019? Schroom niet en neem telefonisch (088-374 45 00) of per e-mail contact op met Dorith van der Meer.