Arbeidsovereenkomst zeven jaar bewaren
De algemene regel is dat organisaties persoonsgegevens niet langer mogen bewaren dan noodzakelijk is. Voor een arbeidsovereenkomst moet de werkgever de fiscale bewaartermijn van zeven jaar aanhouden.
Om een goede (loon)administratie te kunnen bijhouden, moeten werkgevers bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Maar het bewaren van persoonsgegevens mag niet langer dan noodzakelijk is. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waaraan organisaties zich moeten houden. Bijvoorbeeld in belastingwetgeving.
Arbeidsovereenkomst van belang voor hoogte WW-premie
Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen in arbeidsovereenkomsten zijn (sinds 2020) van belang voor de hoogte van de premie voor het Algemeen werkloosheidsfonds: de Awf-premie, ook wel WW-premie genoemd. Voor een werknemer met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die geen oproepovereenkomst is, betaalt de werkgever de lage WW-premie (infographic). Voor alle andere dienstbetrekkingen geldt de hoge WW-premie. Van de hoge WW-premie zijn specifieke groepen werknemers uitgezonderd. In die uitzonderingsgevallen geldt altijd de lage WW-premie.
Fiscale bewaartermijn van zeven jaar aanhouden
Omdat de arbeidsovereenkomst gevolgen heeft voor de hoogte van de WW-premie, moet de werkgever voor arbeidsovereenkomsten de fiscale bewaartermijn aanhouden. Dit betekent dat hij pas zeven jaar nadat de werknemer uit dienst is gegaan de arbeidsovereenkomst uit de administratie moet verwijderen. Bij een wijziging van een arbeidsovereenkomst geldt dezelfde bewaartermijn. Is er een wijziging geweest, dan bewaart de werkgever – naast de actuele arbeidsovereenkomst – ook de oude arbeidsovereenkomst nog zeven jaar nadat de arbeidsovereenkomst is gewijzigd. Dit geeft de redactie van Forum Salaris aan naar aanleiding van een vraag op het forum.