Het verschil tussen identificeren en legitimeren

Elke werkgever heeft op grond van de identificatieplicht een zogenoemde verificatieplicht. Hij moet voordat een nieuwe werknemer in dienst treedt, zijn identiteit vaststellen. Dat identificeren doet hij aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs (tool). Een rijbewijs volstaat hierbij niet en ook een verlopen paspoort of identiteitskaart is niet voldoende. De werkgever moet ook een kopie van de voor- en achterkant van het identiteitsbewijs aan de administratie toevoegen om te voldoen aan de bewaarplicht. Is de administratie van de werkgever niet op orde, dan hangt de organisatie een boete of proces-verbaal boven het hoofd.

Geen identificatie: anoniementarief

Als de werkgever de identiteit van een nieuwe werknemer niet volgens de regels heeft kunnen vaststellen, moet hij voor hem het anoniementarief (infographic) toepassen bij de inhouding van de loonbelasting/premie volksverzekeringen. Dat betekent dat de werkgever standaard moet rekenen met een tarief van 52%. Daarnaast mag hij de loonheffingskorting voor de betreffende werknemer niet toepassen en ook geen rekening houden met het maximumpremie- en bijdrageloon voor de premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke premie Zorgverzekeringswet (ZVW). Pas als de werkgever voldaan heeft aan de verificatieplicht en bewaarplicht, mag hij de normale tarieven voor de loonheffingen toepassen.

Inspectie op de werkvloer

Naast de identificatieplicht bestaat ook de legitimatieplicht: werknemers moeten op de werkvloer kunnen bewijzen wie ze zijn, bijvoorbeeld bij een controle van bijvoorbeeld UWV, de Belastingdienst of Nederlandse Arbeidsinspectie. Dit geldt ook voor uitzendkrachten, vrijwilligers en stagiairs. Werknemers moeten tijdens zo’n controle op de werkvloer een paspoort of identiteitsbewijs of een Nederlands of Europees rijbewijs laten zien. In dat geval moet de werkgever werknemers de gelegenheid geven om aan de gevraagde identificatieplicht te voldoen. Dit kan betekenen dat ze hun werkplek moeten verlaten om hun paspoort of identiteitskaart te halen, bijvoorbeeld uit hun kluisje. 

Hieronder nog kort op een rij:

IDENTIFICEREN: werkgevers moeten – als onderdeel van de identificatieplicht – aan de hand van een geldig identiteitsbewijs de identiteit van een nieuwe werknemer vaststellen voordat hij aan de slag gaat.

LEGITIMEREN: ieder die binnen uw organisatie werkzaam is moet zich tijdens een controle van de Belastingdienst, UWV of Nederlandse Arbeidsinspectie kunnen legitimeren met bijvoorbeeld een paspoort of geldig rijbewijs.

Naar publicatie van Salaris Vanmorgen van 19 juli 2024