Nieuwe regels voor uw informatieplicht bij indiensttreding

Het voorstel voor de ‘Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden’ krijgt momenteel veel aandacht in de vakmedia. Een maatregel uit deze wet die u niet over het hoofd mag zien, is een wijziging van artikel 655 van Burgerlijk Wetboek 7.

In dit wetsartikel staat welke informatie over de arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden u schriftelijk (of elektronisch) aan de werknemer moet verstrekken. Hoewel u in principe vrij bent om een arbeidsovereenkomst mondeling aan te gaan, moet u door artikel 7:655 BW dus ook altijd een aantal gegevens op schrift stellen. Welke gegevens dit precies zijn, leest u in het kader hieronder.

Welke gegevens zijn op dit moment verplicht?

Momenteel bepaalt artikel 7:655 BW dat u aan de werknemer een ‘schriftelijke of elektronische opgave’ moet verstrekken met in ieder geval deze gegevens:

• naam en woonplaats van de werknemer en de werkgever;
• de plaats(en) waar de werknemer de werkzaamheden verricht;
• de functie of het type werk;
• de indiensttredingsdatum;
• de duur van de arbeidsovereenkomst (bij een tijdelijk contract);
• de gebruikelijke arbeidsduur per dag of per week;
• het aantal vakantie-uren of de manier waarop u dit aantal berekent;
• de duur van de opzegtermijn voor de werknemer en werkgever of de manier waarop u die berekent;
• het loon en de termijn van uitbetaling en, als het loon afhankelijk is van de uitkomsten van het werk, de per dag of per week aan te bieden hoeveelheid werk, de prijs per stuk en de tijd die het werk redelijkerwijs kost;
• de eventuele deelname aan een pensioenregeling;
• als de werknemer langer dan een maand buiten Nederland gaat werken: de duur van dat werk, de huisvesting, de toepassing van de Nederlandse sociale zekerheid, de geldsoort voor het loon, de vergoedingen waarop de werknemer recht heeft en de wijze waarop de terugkeer geregeld is;
• de eventuele cao;
• dat het contract een uitzendovereenkomst is (bij uitzendkrachten).

Transparantie over de arbeidsvoorwaarden

Het idee achter de naderende wijzigingen is dat er meer transparantie moet komen over de arbeidsvoorwaarden van werknemers, zodat voor hen duidelijk is waar zij recht op hebben en zij beter beschermd worden. In de nieuwe EU-richtlijn zijn voorschriften opgesteld voor de informatie die werknemers moeten ontvangen rond hun indiensttreding. Nederland voldoet hier grotendeels al aan via het bestaande artikel 7:655 BW, maar het kabinet moet in dit wetsartikel toch een aantal aanvullingen en wijzigingen aanbrengen om de Europese regels volledig na te leven. Vanaf 1 augustus 2022 moet u niet alleen méér informatie aan werknemers geven, maar ook rekening houden met een nieuwe deadline voor de informatievoorziening bij indiensttreding.

Rond aanvang dienstverband

U behoort straks diverse gegevens over het dienstverband uiterlijk een week na aanvang van de werkzaamheden aan de werknemer te verstrekken. Het gaat om:

• het loon en de uitbetalingstermijn;
• de gebruikelijke arbeidsduur per dag of week en de (belonings)regels voor extra uren en eventueel wisselende diensten (en als de tijdstippen van het werk geheel of grotendeels onvoorspelbaar zijn: hoeveel uur de werknemer sowieso werkt, hoeveel hij betaald krijgt voor extra uren, de dagen en uren waarop u de werknemer kunt verplichten om te werken en de verschillende oproeptermijnen);
• de plaats(en) waar de werknemer zijn werk verricht;
• de naam en woonplaats van de werknemer en de werkgever;
• de functie of het type werk;
• het tijdstip van indiensttreding;
• de einddatum of duur van de arbeidsovereenkomst;
• de duur en voorwaarden van de proeftijd als u die overeenkomt.

De verplichte gegevens voor een werknemer die in het buitenland aan de slag gaat, moet u vóór vertrek geven. De overige gegevens waar de werknemer op basis van artikel 7:655 recht op heeft, moet u binnen een maand na aanvang van de werkzaamheden verstrekken. Eindigt de overeenkomst al binnen die eerste maand, dan moet u de gegevens verstrekken voordat de werknemer bij u weg is.

Administratieve lasten

Met het oog op de administratieve lasten is het niet handig als u de werknemer op twee verschillende momenten informatie toestuurt. U kunt het uzelf makkelijk maken door alle gegevens in één keer te verstrekken. De arbeidsovereenkomst is hiervoor een logisch middel. De regering vindt dit ook wenselijk; voor de meeste verplichte gegevens geldt dat als u ze in een schriftelijke arbeidsovereenkomst opneemt, u niet nog een aparte melding naar de werknemer hoeft te sturen. Daarnaast kunt u voor een aantal gegevens aan uw informatieplicht voldoen door de werknemer te verwijzen naar de cao (uiteraard op voorwaarde dat in die cao de gegevens zijn opgenomen). Dat u ook aan uw informatieplicht kunt voldoen door de diverse gegevens op een loonstrook te vermelden, wordt uit de wet gehaald.

Veranderingen zo snel mogelijk melden

Tijdens het dienstverband kunnen gegevens veranderen. In het huidige artikel 7:655 BW staat dat u bij zo’n verandering binnen een maand nadat deze van kracht is geworden, een schriftelijke of elektronische melding moet doen bij de werknemer, tenzij de verandering het gevolg is van een cao- of wetswijziging.

Per 1 augustus wordt dit wat strenger geformuleerd. U moet dan zo snel mogelijk, maar uiterlijk op de dag waarop de wijziging ingaat, de gewijzigde gegevens schriftelijk of elektronisch bevestigen aan de werknemer (tenzij de wijziging een gevolg is van de wet of cao). Let daar dus op.

Bewijs van elektronische opgave gegevens

Verder worden de regels voor het documenteren van de verplichte gegevens iets aangescherpt. Onveranderd blijft dat u als werkgever de opgave met verplichte gegevens, zoals de arbeidsovereenkomst, moet ondertekenen. Bij een elektronische opgave gaat het dan om een betrouwbare elektronische handtekening. Ook blijft gelden dat een werknemer een elektronische opgave moet kunnen opslaan en nalezen, en dat voor het verstrekken van een elektronische opgave een duidelijke instemming van de werknemer nodig is. Per 1 augustus wordt expliciet aan de wet toegevoegd dat de werknemer de opgave ook moet kunnen afdrukken én dat u een bewijs van overdracht of ontvangst van de opgave moet bewaren.

Meer informatie

In de afgelopen maanden heeft u ook over andere maatregelen van de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden kunnen lezen, zoals de wijzigingen voor het studiekosten- en nevenarbeidbeding en de mogelijkheid voor een verzoek om meer voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Wilt u deze artikelen nalezen, dan gaat u naar www.rendement.nl/arbeidsovereenkomst.

Wijzigingen in de verplichte informatie

Zoals eerder in de tekst al is aangegeven, moet u straks ook meer informatie aanleveren bij de werknemer. Enkele wijzigingen in de verplichte informatie:

• Als de werknemer zijn werk niet (hoofdzakelijk) op een vaste plaats verricht, geeft u aan dat hij het werk op verschillende plaatsen verricht of vrij is om zijn werkplek te bepalen.
• In plaats van de duur van een tijdelijk contract volstaat het ook als u de einddatum van het contract noemt.
• Naast de vakantiedagen noemt u de andere rechten op betaald verlof.
• U beschrijft de procedure rond het beëindigen van de arbeidsovereenkomst (hierbij kunt u het eenvoudig houden door te verwijzen naar de relevante artikelen van BW 7 en een eventuele cao).
• Bij het loon vermeldt u ook de betalingswijze en afzonderlijke bestanddelen, zoals bijdragen in geld of natura, een overwerkvergoeding en bonussen.
• U levert meer en concretere gegevens aan over de arbeidsduur en beloning (zie onder het kopje ‘Rond aanvang dienstverband’).
• Biedt u een specifiek recht op scholing, dan legt u uit wat dit inhoudt.
• U verstrekt informatie over de sociale zekerheid en welke externe partijen hierbij betrokken zijn.

Ga op basis van de veranderingen in artikel 7:655 BW na of u wijzigingen moet aanbrengen in (voorbeeld)arbeidscontracten en het personeelsreglement. Mogelijk staan sommige gegevens al in de cao.

Le op: Voldoet u niet aan uw informatieplicht, dan bent u aansprakelijk voor de eventuele schade hiervan voor de werknemer. U mag hem ook niet benadelen als hij gebruikmaakt van rechten uit 7:655 BW.

Publicatie van Rendement Online van 3 juni 2022