Ook achterkant paspoort moet in administratie
Werkgevers moeten van het paspoort van nieuwe werknemers niet alleen de voorkant, maar ook de achterkant kopiëren en de kopie ervan bewaren in de salarisadministratie. Dat is noodzakelijk omdat het burgerservicenummer (BSN) op de achterkant staat.
In de paspoorten die tegenwoordig worden uitgereikt, staat het BSN op de achterkant. Dat betekent dat werkgevers bij indiensttreding van een nieuwe werknemer, om aan de identificatieplicht te voldoen, zowel de voorkant als de achterkant van het paspoort moeten controleren en kopiëren. De kopie ervan moet de werkgever bewaren in de salarisadministratie.
Op tijd voldoen aan identificatieplicht
De werkgever moet voordat de werknemer aan het werk gaat, voldoen aan de identificatieplicht (artikel). Bij het kopiëren van het identiteitsbewijs moet de werkgever bovendien zorgvuldig te werk gaan. Maakt de werkgever een verkeerde kopie of levert de werknemer zelf een verkeerde kopie aan, dan kunnen werkgever en werknemer te maken krijgen met het hoge anoniementarief (infographic).
Naast een paspoort is bijvoorbeeld een ID-kaart of een verblijfsvergunning ook een geldig identiteitsbewijs. Ook dan is het belangrijk dat alle gevraagde gegevens zichtbaar zijn op de kopie. En ook daar staat het BSN meestal op de achterkant. Een rijbewijs is niet bruikbaar als geldig ID, omdat daar de nationaliteit niet op vermeld staat.
Niet altijd kopie maken en bewaren
Let op: van de identiteitsbewijzen van uitzendkrachten en andere ingeleende werknemers mogen werkgevers geen kopie maken en bewaren. Het is wel verstandig om hun identiteit te controleren voordat zij aan de slag gaan. Zo voorkomen werkgevers dat ze bijvoorbeeld met een ingeleende werknemer aan de slag gaan die geen verblijfsvergunning heeft. Van buitenlandse uitzendkrachten mag wel een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden.